1 – NORME GENERALI

1. Il presente Regolamento definisce in via generale l’attività amministrativo-contabile della Federazione Nazionale delle Istituzioni Pro Ciechi ONLUS (ETS con l’iscrizione al Registro Unico Nazionale del Terzo Settore) e disciplina il Sistema Contabile nella sua struttura e finalità di controllo.

2. Al presente Regolamento sono direttamente applicabili, in quanto compatibili, le disposizioni di cui agli artt. 2214 e ss. del Codice Civile; le disposizioni di cui al D.Lgs. 3 luglio 2017, n. 117, e ss.mm.ii. (Codice del Terzo Settore); le disposizioni di cui all’art. 20-bis del D.P.R. 29 settembre 1973, n. 600; le disposizioni di cui al D.Lgs. 18 agosto 2015, n. 139, e ss.min.ii.; le disposizioni di cui al D.Lgs. 4 dicembre 1997, n. 460, (fino a che la Federazione non sarà iscritta nel Registro unico Nazionale del Terzo Settore), nonché i principi contabili nazionali ed internazionali vigenti, in quanto applicabili.

3. I processi amministrativo-contabili si ispirano ai principi di chiarezza, legalità, trasparenza, efficienza, efficacia ed economicità nell’utilizzo delle risorse e tendono alla responsabilizzazione nella gestione e al conseguimento delle finalità statutarie.

2 – GESTIONE DEL PATRIMONIO

1. Il Patrimonio della Federazione è costituito dall’insieme dei beni posseduti a titolo di proprietà: si distinguono in beni Immobili, beni Mobili, beni Immateriali, Immobilizzazioni finanziarie, così come iscritti nello Stato Patrimoniale.

2. Il Patrimonio della Federazione è amministrato secondo le indicazioni dell’art. 14 dello Statuto, nonché secondo i principi dell’art. 8 del D. Lgs. n. 117 del 2017 e ss.mm.ii..

3. I beni Mobili e Immobili sono soggetti ad Inventario, che deve essere redatto in due esemplari, di cui uno da depositare presso la Presidenza e l’altro presso il settore contabilità. Essi sono redatti e aggiornati dalla Segreteria Generale.

4. I Beni sono classificati e descritti a quantità e valore secondo gli schemi previsti da apposito sistema informativo.

5. La valutazione dei beni soggetti ad Inventario avviene nel rispetto delle disposizioni di legge vigenti.

3 – ORGANIZZAZIONE DEL SISTEMA CONTABILE

1. La Federazione adotta una contabilità economico finanziaria, patrimoniale e analitica ai sensi delle norme vigenti ed in osservanza delle disposizioni di cui all’art. 13 del D. Lgs n. 117 del 2017 e ss.mm. il., tali da rappresentare i fatti di gestione con chiarezza, veridicità, correttezza e trasparenza sia nell’ottica di “accountability”(rendere conto del proprio operato nel senso della trasparenza) nei confronti dei soggetti finanziatori, sia di “responsibility” (responsabilità sociale) nei confronti della collettività di riferimento.

2. Il Sistema Contabile risponde alle seguenti finalità:

a) disporre di uno strumento tecnico-contabile capace di misurare l’efficienza dell’impiego delle risorse e dell’efficacia della gestione;

b) monitorare e controllare in via preventiva, concomitante e consuntiva l’andamento generale della gestione patrimoniale, economica e finanziaria.

3. Tutti i movimenti finanziari ed economici devono trovare allocazione nelle scritture contabili a partita doppia.

4. La strutturazione del Piano dei Conti è riconducibile alla Modulistica di bilancio degli Enti del Terzo Settore (ETS), di cui al Decreto del Ministero del Lavoro e Politiche Sociali del 5 marzo 2020 e ss.mm.ii.

5. Il Bilancio annuale, comprendente lo Stato Patrimoniale, il Rendiconto Gestionale, la Relazione di Missione e, occorrendo, il Rendiconto Finanziario, devono evidenziare:

A) IL BILANCIO DI ESERCIZIO (Stato Patrimoniale e Rendiconto Gestionale), il quale indica:

1) l’attività svolta di interesse generale per il perseguimento, senza scopo di lucro, di finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale, ai sensi dell’art. 5 del D.Lgs. n. 117 del 2017 e ss.rnm.il., individuate dagli artt. 2 e 3 dello Statuto;

2) le attività diverse da quelle di cui al precedente n. 1), ai sensi dall’ art. 6 del D.Lgs n. 117 del 2017 e ss.mm.ii., e dell’art. 3, comma 3, dello Statuto;

3) l’attività di raccolta fondi e promozionale, ai sensi dell’art.7 del D.Lgs. n. 117 del 2017 ss.mm.ii. e dell’art. 3, comma 2, lett. k) dello Statuto.

B) LA RELAZIONE DI MISSIONE (che cumula informazioni di cui agli artt. 2427 – Nota Integrativa – e 2428 – Relazione sulla Gestione – del Codice Civile), prevista dal D.Lgs n. 117 del 2017: accompagna il Bilancio annuale, nonché il Bilancio preventivo, richiesta dallo Statuto; illustra le poste di Bilancio e l’andamento economico e finanziario dell’Ente; fornisce informazioni in ordine alla missione e identità dell’Ente, all’attività istituzionale rivolta al perseguimento della propria missione, alle attività strumentali e complementari rispetto al perseguimento della missione istituzionale.

C) IL RENDICONTO FINANZIARIO: riassume i flussi finanziari che hanno interessato l’esercizio, ai sensi dell’art. 2425-ter del Codice Civile e deve contenere la illustrazione delle voci del conto gestionale.

6. Il “Bilancio annuale” di esercizio coincide con l’anno solare e viene approvato dall’Assemblea Federale entro il 30 aprile dell’anno successivo di riferimento, è corredato da una relazione sull’attività, redatta e sottoscritta dall’organo di controllo e indirizzata al Consiglio di Amministrazione. Di norma nel mese di febbraio, prima della riunione del Consiglio di Amministrazione che, ai sensi dell’art. 10, comma 1, lett. h), dello Statuto, predispone il bilancio, esso viene trasmesso all’Organo di controllo, per il rilascio della relazione, almeno 15 giorni prima della riunione del Consiglio di Amministrazione.

4 – BILANCIO PREVENTIVO (Documento di programmazione economica) – CONTROLLO AMMINISTRATIVO

1. Il rendiconto gestionale preventivo individua il risultato della gestione previsto per l’anno di riferimento.

2. Esso determina le entrate/ricavi e le uscite/costi che si prevede di accertare e di impegnare nell’esercizio che va dal 1° gennaio al 31 dicembre.

3. Il Bilancio Preventivo è deliberato tenendo conto dei risultati dell’esercizio in corso all’atto della sua formazione e di quello precedente. Le previsioni di entrate/ricavi e spese/costi sono iscritte in Bilancio previo riscontro della loro attendibilità.

4. Il Bilancio Preventivo è accompagnato da una relazione illustrativa e giustificativa delle previsioni e delle variazioni rispetto a quelle dell’esercizio in corso, nonché della relazione dell’organo di Controllo. Il Bilancio Preventivo viene approvato da parte dell’Assemblea Federale entro il 30 novembre dell’anno precedente, come previsto dall’art. 7, comma 3, lett. e) dello Statuto. Di norma nel mese di settembre, prima della riunione del Consiglio di Amministrazione che, ai sensi dell’art. 10, comma 1, lett. h), dello Statuto, predispone il preventivo, esso viene trasmesso all’organo di controllo, per il rilascio della Relazione, almeno 15 giorni prima della riunione del Consiglio di Amministrazione.

5. Il sistema dei controlli amministrativo-contabili interni è finalizzato a verificare l’adeguatezza delle scelte strategiche, la legittimità, la regolarità e la correttezza dell’azione amministrativa e contabile, l’efficienza, l’efficacia e l’economicità della stessa, nonché la verifica sulla qualità dei servizi resi. Altresì il sistema è finalizzato ad assicurare il rispetto delle leggi e dei regolamenti interni, con particolare riguardo a quanto previsto dagli artt. 30 e 31 del D.Lgs n. 117 del 2017 e ss.mm.ii. Il sistema garantisce inoltre l’espletamento delle attività di controllo da parte delle pubbliche amministrazioni ai sensi del D.Lgs. n. 117 del 2017 e ss.mm.ii. (Titolo XI del Decreto Legislativo).

6. Partecipano alla funzione di controllo il Presidente, il Consiglio di Amministrazione, il Segretario Generale con i poteri stabiliti dallo Statuto e dal Regolamento Generale, nonché l’Organo di Controllo con i poteri di cui allo Statuto e al D.Lgs. n. 117 del 2017 e ss.mm.ii.

5 – BILANCIO DI ESERCIZIO E BILANCIO SOCIALE

1. Il Bilancio di Esercizio è strutturato conformemente alla normativa vigente; in particolare lo Stato Patrimoniale viene redatto secondo lo schema previsto dal Codice Civile, nonché dalla Modulistica disposta in ottemperanza dell’art. 13 del D.Lgs n. 117 del 2017 e ss.mm.ii., emanata dal Ministero del Lavoro e Politiche sociali con DM del 4 luglio 2019 (Redazione del Bilancio Sociale) e del DM 5 marzo 2020 (Adozione della modulistica di Bilancio degli Enti del Terzo Settore), in quanto compatibili con l’assenza dello scopo di lucro e con le finalità civiche solidaristiche e di utilità sociale tipiche della Federazione, ai sensi dell’art. 3, comma 2, del D.Lgs n. 117 del 2017 e ss.mm.ii.

2. Il Bilancio Sociale viene redatto, a norma dell’art. 14 del D.Lgs. n. 117 del 2017 e ss.mm.ii., qualora le entrate complessive, comunque denominate e risultanti dal Rendiconto Gestionale, siano superiori ad 1 (un) milione di euro. Esso viene redatto secondo le linee guida adottate dal Decreto del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali del 4 luglio 2019 e depositato presso il Registro Unico Nazionale del Terzo Settore, nonché pubblicato sul sito internet della Federazione nel settore “Amministrazione Trasparente”.

6 – TENUTA DELLA CONTABILITA’ E LIBRI CONTABILI

1. La contabilità viene tenuta col metodo della Partita Doppia. Il Settore Contabilità della Federazione provvede a registrare tutti i fatti amministrativo-contabili, allegando ad ogni singolo movimento di entrate/ricavi o di uscite/costi i relativi giustificativi al fine di consentire la registrazione contabile.

2. Per una completa e regolare tenuta della contabilità, nel rispetto di quanto previsto dagli artt. 13 e 87 del D.Lgs. n. 117 del 2017 e ss.mm.ii. e dagli artt. 2224 e ss. del Codice civile, occorre tenere e conservare, anche in formato elettronico i seguenti Libri e Registri contabili:

   1) Libro Giornale;

   2) Libro degli Inventari;

   3) Partitari;

4) Libri IVA degli acquisti, delle vendite e dei corrispettivi, che evidenziano le operazioni soggette ad IVA.

7 – GESTIONE FINANZIARIA E SERVIZIO DI CASSA

1. La gestione finanziaria della Federazione è affidata al Presidente, al Consiglio di Amministrazione, secondo le previsioni dello Statuto e del Regolamento generale.

2. Il servizio di riscossione e pagamenti ha per oggetto il complesso delle operazioni riguardanti la gestione finanziaria dell’Ente, vale a dire la riscossione delle entrate e il pagamento delle spese.

3. Tutte le operazioni finanziarie transitano nei conti correnti bancari e/o postali intestati all’Ente. In particolare, il servizio di cassa su conto corrente può essere gestito anche attraverso il sistema di “Home banking on line”. In tale caso il Presidente può autorizzare per iscritto una o più persone ad effettuare le operazioni di incasso e pagamento ed i relativi movimenti bancari e/o postali.

4. La Federazione, oltre al conto corrente destinato al Servizio di cassa, può accendere altri conti correnti bancari e/o postali per specifiche necessità funzionali, organizzative e di rendicontazione.

5. E’ vietato 1’utilizzo di denaro contante per importo pari o superiori al limite di euro 1.000 (mille), nel rispetto dell’art. 49 del D.Lgs 21 novembre 2007, n. 231. Il limite si applica a qualsiasi tipo di pagamento o incasso.

8 – MODALITA’ DI GESTIONE DEI PAGAMENTI E DEGLI INCASSI

1. Ogni pagamento di spesa già deliberata e autorizzata dagli Organi all’uopo deputati, secondo lo Statuto e Regolamento Generale, ver-rà deve essere preceduto dall’emissione di un “Ordine di pagamento”, rilasciato dal Settore Contabilità, col quale attesta la regolarità della spesa e la motivazione della causale. Dopo di che lo stesso Settore sottopone gli Ordini di Pagamento alla firma del Segretario Generale, previa autorizzazione del Presidente, disposta con elenco riassuntivo dei pagamenti.

2. Ogni Ordine di Pagamento, numerato progressivamente, deve contenere le seguenti indicazioni:

   1) la disposizione di bonifico bancario e/o Postale;

   2) l’identificazione del beneficiario;

   3) l’indicazione dell’eventuale provvedimento di riferimento;

   4) la somma da pagare in cifre e lettere.

3. I pagamenti sono eseguiti direttamente sul conto corrente dal Settore Contabilità, mediante il sistema dell'”Home banking on line” dal personale delegato dal Presidente.

4. I pagamenti di massima urgenza possono essere eseguiti immediatamente, previa autorizzazione verbale, purché siano regolarizzati entro sette giorni con le firme previste Sull’Ordine di pagamento.

5. Sono consentiti Ordini di pagamento collettivi, quando la causale dei pagamenti sia la medesima (es. stipendi del personale dipendente).

6. Il Settore Contabilità ha cura di segnalare ai competenti Organi eventuali impegni di spese eccedenti gli importi contenuti nel Bilancio di previsione approvato.

7. Per qualsiasi somma incassata tramite bonifico bancario, il Settore Contabilità emette “Ordine di Incasso”, numerato progressivamente, contenente: l’indicazione del soggetto versante; la causale; la somma incassata in cifre e lettere. Per le somme incassate sul conto corrente postale e/o PayPal il Settore Contabilità provvede alla registrazione contabile una volta ricevuto l’estratto conto mensile.

9 – ACQUISTI DI BENI E SERVIZI – CESSIONI

1. La gestione degli acquisti, corredati di regolare fattura del fornitore, è così disciplinata:

A) Il Segretario Generale per accertate esigenze operative documentate e sotto la propria responsabilità è autorizzato, senza particolari formalità, a procedere direttamente agli acquisti di importo non superiore al limite di euro 8.000,00 (ottomila/00);

B) Per gli acquisti di importo superiore ad euro 8.000,00 (ottomila/00) e fino ad euro 40.000,00 (quarantamila/00) vengono acquisiti di norma almeno tre preventivi, l’esame dei quali e la conseguente proposta motivata di aggiudicazione sono effettuate dal Segretario Generale, cui fa seguito l’acquisto con deliberazione del Consiglio di Amministrazione, nonché, se necessario, la sottoscrizione del relativo contratto;

C) Per gli importi che si prevedono superiori ad euro 40.000,00 (quarantamila/00) si procede a formale invito ad almeno cinque fornitori. Le offerte devono essere presentate in busta chiusa e anonima contenente il prezzo e la descrizione dei beni o dei servizi richiesti, come da capitolato. L’apertura delle buste, l’esame delle offerte e la conseguente proposta di aggiudicazione motivata vengono effettuate dal Segretario Generale, cui fa seguito l’acquisto con deliberazione del Consiglio di Amministrazione, nonché, se necessario, la sottoscrizione del relativo contratto;

D) Nel caso dovessero ricorrere accertati obblighi di legge, la Federazione procederà negli acquisti di beni e servizi mediante gare, secondo le modalità di evidenza pubblica.

2. Le cessioni di beni avvengono previa deliberazione del Consiglio di Amministrazione, che deve anche indicare le modalità di cessione, nonché il soggetto autorizzato ad agire per conto dell’Ente.

10 – PICCOLE SPESE

1. E’ consentito gestire limitate somme di denaro in cassa, sempre nel rispetto delle norme sulla circolazione del contante, per fare fronte a piccole spese necessarie al buon funzionamento dei servizi, come minute spese di cancelleria, spese per autobus e taxi, materiale elettrico, piccola ferramenta, ed altro similare.

2. La somma contante, che viene gestita e custodita dal Segretario Generale, non può superare a euro 1.000,00 (mille). Può essere reintegrata fino a tale somma.

3. Le spese sono oggetto di apposito rendiconto mensile corredato con fatture di acquisto, ricevute e altro documento valido fiscalmente. Esse confluiranno regolarmente nelle scritture contabili.

4. Per speciali esigenze operative, possono essere emesse apposite carte di credito o prepagate intestate a dirigenti e dipendenti, formalmente incaricati di particolari servizi, per un importo che può variare da euro 500,00 (cinquecento) ad euro 2.000,00 (duemila/00) da potersi reintegrare mensilmente, dopo i controlli e contabilizzazione del relativo estratto conto bancario o postale.

5. Sono altresì consentite, su specifica richiesta degli interessati, anticipazioni di spesa ai dirigenti e/o dipendenti per lo svolgimento di attività inerenti finalità istituzionali connessi alla carica ricoperta, mediante versamento della relativa somma sul c/c bancario o postale del richiedente. Le relative spese effettuate, devono essere rendicontate e giustificate mediante la presentazione di documenti di spesa in originale e fiscalmente validi.

11 – ORGANO DI CONTROLLO

1. L’Organo di controllo, di cui all’art. 12 dello Statuto e art. 30 del Codice del Terzo Settore, oltre al Controllo di legittimità, assume anche la Revisione Legale dei Conti qualora ne ricorrano i presupposti, ai sensi e per gli effetti dell’art. 31 del D.Lgs.n.117 del 2017 e ss.mm.ii.

–Regolamento Approvato dal Consiglio di Amministrazione nella seduta del 31 Marzo 2022 con Deliberazione Consigliare n. 17 del 31.03.2022.–

DELIBERAZIONE N.17 del 31 Marzo 2022

Oggetto: Proposta e approvazione del Regolamento Amministrativo Contabile.

IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE

VISTO il D. Lgs. 3 luglio 2017, n. 117, e successive modificazioni, Codice del terzo settore, che esprime un nuovo ordinamento giuridico per quegli enti che hanno una personalità giuridica di diritto privato, ma che non perseguono finalità lucrative, compresi appunto nell’ambito del c.d. terzo settore, fra i quali la Federazione;

VISTO l’articolo 10, comma 1, lett. o), del vigente Statuto, il quale stabilisce che il Consiglio di Amministrazione adotta, su proposta del Presidente, il Regolamento Amministrativo Contabile della Federazione;

VISTA la proposta di Regolamento Amministrativo Contabile presentata e illustrata verbalmente nei contenuti fondamentali dal Presidente nell’odierna seduta;

RAVVISATO che detto Regolamento è necessario per l’organizzazione e per il buon funzionamento della Federazione;

RILEVATO che la riferita proposta di Regolamento definisce in via generale l’Attività amministrativo-contabile della Federazione e disciplina il Sistema Contabile della stessa nella sua struttura e finalità di controllo;

RILEVATO altresì che la proposta di Regolamento de qua è aderente alle nuove finalità e attività istituzionali della Federazione, indicate rispettivamente negli articoli 2 e 3 del Vigente Statuto, nonché all’ordinamento giuridico vigente;

RICORDATO che l’Organo di Controllo in carica, presupposti previsti dall’art. 31 del D.Lgs. 3 luglio 2017 assolve anche il compito della Revisione Legale dei conti, oltre a quello di legittimità, ai sensi dell’art. 12, comma 6, dello Statuto vigente;

RITENUTO pertanto di procedere all’adozione del Regolamento di Amministrazione e Contabilità nel testo proposto dal Presidente, allegato al presente provvedimento costituendone parte integrante e sostanziale;

ALLA UNANIMITÀ’ DEI VOTI REGOLARMENTE ESPRESSI

DELIBERA

1) Di adottare il Regolamento di Amministrazione e Contabilità della Federazione nel testo proposto dal Presidente, allegato al presente provvedimento costituendone ad ogni effetto parte integrante e sostanziale;

2) Di demandare al Presidente gli adempimenti necessari per dare completa attuazione allo stesso Regolamento.